Hallituksen 5. kokous

Linkki Jyväskylä ry

Hallituksen kokous 5

Paikka: Ag C233.2 (Kattila)

Aika: 1.2.2017, klo 16:00

 

Osallistujat:

 

Leevi Leppälä, puheenjohtaja

Jami Laamanen, varapuheenjohtaja

Artturi Lobski, sihteeri

Janne Mäyrä, rahastonhoitaja

Anttu Kaipainen, yritysvastaava

Milla Koivuniemi, tapahtumavastaava

Otto Jahnukainen, yritysvastaava

Perttu Rautaniemi, kopo/sopo-vastaava (poissa)

Sara Afflekt-Lazar, tapahtumavastaava

Ville Kankaanpää, fuksi-/alumnivastaava

Sampo Syrjänen, toimihenkilö

Mikko Mäntylä, toimihenkilö

Tinja Vaskelainen, toimihenkilö

Karri Kuivanen, toimihenkilö

Tomi Lundberg, jäsen

 

Esityslista

 

  1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avaa kokouksen 16:20

 

  1. Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

 

  1. Esityslistan hyväksyminen

Hyväksytään esityslista sellaisenaan.

 

  1. Kokouksen työjärjestys

Hyväksytään 4. kokouksen pöytäkirja.

Tämän kokouksen pöytäkirja hyväksytään seuraavassa kokouksessa.

Valitaan ääntenlaskijoiksi Sara Afflekt-Lazar ja Anttu Kaipainen

 

  1. Ilmoitusasiat

Varapuheenjohtaja ilmoittaa, että toiminnan selvitys raportti tiedekunnalle on tehty.

 

Tomi Lundberg saapui

Puheenjohtaja kertoo, että Linkki on kutsuttu johtokunnan kokoukseen 13.2., missä käsitellään muun muassa tiedekunnan tukia yhdistykselle.

 

Varapuheenjohtaja kertoo, että kunnianauhojen ja -merkkien hintoja on tiedusteltu. Uuden kyykkäsetin tilaus yhdistykselle hoidetaan mm-kyykän jälkeen.

 

Sihteeri ilmoittaa, että päätös- ja budjetointi muistiota on päivitetty ja pöytäkirjat ovat valmistuneet ajalla. Uusien haalarimerkkien suunnittelusta on käyty graafikon kanssa keskustelua.

 

Rahastonhoitaja ilmoittaa, että merkkimarkkinat sujuivat hyvin ja tarkempi taloustilanne ilmoitetaan talouskohdassa (6. Talousasiat). Atk-ytp:n laskutus on hoidossa. DuunIT-messujen laskutus työn alla.

 

Afflekt-Lazar ilmoittaa, että yhdistyksen vuosijuhlasitsien tapahtumapaikkana on hyvin todennäköisesti Aaltosali.

 

Luonnontieteellisen laskiaisen tapahtumakutsut ja esittelyt ovat valmiina ja julkaisu on ilmoittautumiskantoja vaikka valmis.

 

Afflekt-Lazar esittelee luonnontieteellisen laskiaistapahtumaan suunniteltua ohjelmaa.

 

Jyväsmetro-haalarimerkkien suunnittelusta on käyty keskustelua graafikon kanssa ja haalarimerkin teko on käynnissä.

 

Jyväsmetro-tapahtuman teemana 10v, mutta tarkemmin vielä tapahtuman teemaa ei olla päätetty.

 

Anti-Valentine’s sitsitapahtumaan yhdistyksemme ei tarvitse kasata lauluvihkoa.

 

NICE ICT -tapahtumaan tarvitaan naisia meidän alalta esittelemään koulutusalaamme, jotta alamme ei enää olisi niin miespainotteinen.

Puheenjohtajan mielestä yhdistyksen ei ole lähtökohtaisesti syytä osallistua tapahtumiin, jotka eivät ole avoimia kaikille jäsenille.

Tomi Lundberg ilmoittaa, että tapahtuma järjestettiin myös viime vuonna, ja myös silloin käytiin keskustelua tapahtuman eettisyydestä.

 

Yritysvastaavat ilmoittavat, että yhdistyksen tarroista on tehty tarjouspyyntö, ja että lähitulevaisuudessa käydään keskustelua tarraeduista ja sopimuksiin liittyen delegoidaan työtehtäviä myös yritysjaostolle.

 

Fuksi- ja alumnivastaava ilmoittaa, että valmistuneiden yhdistyksen jäsenten lista on tehty.

Alumnisauna on varattu 20.5. Kevätkokouksen sauna on varattu 6.3

Fuksi- ja alumnivastaava ilmoittaa myös, että Kostajais-tapahtuma järjestetään muiden luonnontieteellisten aineiden ainejärjestöjen kanssa.

 

Fuksi- ja alumnivastaava ilmoittaa, että yhdistykselle on aiemmin perustettu LinkedIn-ryhmä ja enää tarvitaan ryhmän käyttöoikeudet.

 

Lundberg ilmoittaa, että IRC-koulutus pidettiin tiistaina 31.1. Paikalle tuli noin 20 opiskelijaa. Luokkatila oli täynnä ja kaikille ei edes riittänyt tietokoneita. Osallistumisprosentti oli todella hyvä ja koulutus sujui ongelmitta. IRC-koulutus järjestetään syksyllä uudestaan.

 

Lundberg ilmoittaa, että Linkin kevätlanien (17.-19.2.) järjestämisestä huolehtii Joonas Lattu.

 

Lundberg ilmoittaa tapahtumien atk-ytp (18.-19.10.), atk-ytr (järjestetään loppukeväästä) ajankohdat.

 

Lundberg kertoo, että tietotekniikalla on opetuksen kehittämisryhmä, jonka ryhmän johtajana toimii Raino Mäkinen. Ryhmän tehtävä ei ole täysin selvä, mutta henkilökunta toivoo, että siinä hoidettaisiin nimenmukaisia asioita. Lundberg on osana ryhmää ja tarvitsee seuraajaa tilalleen, mutta henkilöhaun kanssa ei ole kiirettä.

 

Puheenjohtaja pyysi Lundbergiä olemaan yhteydessä kopovastaavaan.

 

  1. Talousasiat

Rahastonhoitaja kertoo saaneensa tilinkäyttöoikeudet ja puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle on tulossa viikon sisään tiliin liittyvät maksukortit.

 

Rahastonhoitaja ilmoittaa taloustilanteen olevan mainio, mutta harkitsemattomia hankintoja tulee silti välttää. Yhteistyökumppaneita on laskutettu sopimusten mukaisesti.

 

Rahastonhoitaja kertoo, että yhdistyksen varoja olisi turvallisempaa säilyttää kahdella eri tilillä, toisella käyttöraha ja toisella loput.

 

Puheenjohtaja ehdottaa, että annetaan rahastonhoitajalle oikeus lisätilien perustamisesta yhdistykselle.

Kukaan ei vastusta

Päätetään ehdotuksen mukaan.

 

Tämä pykälä hyväksyttiin hallituksen kokouksessa 1.2.2017.

 

  1. Jäsenkysely

Käydään läpi jäsenkyselyä (Liite 1) puheenjohtajan ohjaamana.

 

Jäsenkyselyyn vastasi 40 henkilöä, sukupuolijakauma oli 1:3.

 

Karri Kuivanen saapuu paikalle.

 

Lundberg poistuu.

 

Keskustelua käydään tapahtumista ja niiden toivomuksista.

LAN-tapahtumia ei ole tulossa keväälle kevätlanien ja Instanssin lisäksi, vaan tarkoituksena on mainostaa myös muita LAN-tapahtumia, mitä lähiseudulla muut järjestöt järjestävät.

 

Syrjänen huomioi, että excursioita on toivottu paljon.

Keskustelua mahdollisten excursioiden järjestämisajankohdista.

Excursioiden järjestämisten kanssa tulee kiire tapahtumakalenterin ollessa jo aika täynnä muutenkin.

 

Mikko Mäntylä kertoo, että Peliosuuskunta Expa on kiinnostunut järjestämään GameJam tapahtumia lisää yhteistyössä yhdistyksemme kanssa.

 

Jäsenkyselyn perusteella jäsenet tahtovat yhdistykselle yhteistyöbaaria.

 

Jäsenet eivät tahdo yhdistystämme JYY:n edustajistoon.

 

Jäsenkyselyn perusteella yhteistyötä toivotaan yleisesti kaikkien ainejärjestöjen kanssa.

Mäntylä toteaa, että muusikoista on pulaa GameJam-tapahtumissa.

 

Mäntylä mainitsee pöytäkirjojen olevan raskasta luettavaa ja toivoisi suppeampaa versiota.

 

Puheenjohtaja ilmoittaa, että SomePäälikölle on ohjeistettu, että Twitteriin jaetaan hauskoja juttuja eikä pelkkiä Facebook-linkkejä. Snapchat otetaan käyttöön yhdistykselle. Youtubeen jaetaan videoita vain isoista tapahtumista.

 

Jäsenkyselyn perusteella pöytäkirjat julkaistaan yhdistyksen nettisivuilla.

 

Kaipainen sanoo, että kannattaa miettiä palautteen vakavuutta, koska vain 40 vastasi kyselyyn.

 

Seuraava suurempaa jäsenkyselyä mainostetaan ITKY100 luennoilla mahdollisuuksien mukaan, jotta varmasti vastauksia saataisiin enemmän.

 

  1. VVV-risteily

Puheenjohtaja ehdottaa, että jätämme VVV-risteilyn väliin.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään esityksen mukaan.

 

  1. Nettisivujen päivitys

Puheenjohtaja ehdottaa, että jälkibudjetoidaan 65,85 € yhdistyksen internetsivujen päivityskuluihin.

Kukaan ei vastusta.

Jälkibudjetoidaan 65,85 € yhdistyksen internetsivujen päivityskuluihin.

 

  1. Instanssi

Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan 885€ valoihin

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 885€ valoihin ehdotuksen mukaan.

 

Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan johtoihin 230€

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 230€ johtoihin ehdotuksen mukaan.

 

Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan 230€ Shure SM58 set mikrofoneihin, joita käytetään esityksiin ja juontoon.

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 230€ 2kpl mikrofoneihin ehdotuksen mukaan.

 

Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan 220€ DI-boxeihin

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 220€ DI-boxeihin ehdotuksen mukaan.

 

Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan teippeihin 30€

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 30€ teippeihin ehdotuksen mukaan.

 

Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan 4900€ muihin kuluihin (Liite 2)

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 4900€ muihin kuluihin ehdotuksen mukaan.

 

Puheenjohtaja ehdottaa, että tehdään hankitulle ääni- ja valotekniikalle tasapoistot viiden vuoden aikana.

 

Kukaan ei vastusta.

Tehdään hankitulle ääni- ja valotekniikalle tasapoistot viiden vuoden aikana.

 

  1. Nettisivujen päivitys

Puheenjohtaja kertoo että, yhdistyksen internetsivut on päivitetty ja sivuilla paljon turhaa. Jokaisen hallituksen jäsenen tehtävänä on päivittää oma osuus internetsivuille seuraavien viikkojen aikana.

 

  1. Jäsenasiat

Sihteeri ehdottaa, että liitetään Jyri Eerola, Maisa Virtanen, Lari Kettunen yhdistyksen jäseniksi.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään ehdotuksen mukaan.

 

  1. Hallituskaapin avaimet

Varapuheenjohtaja ehdottaa, että jälkibudjetoidaan 60€ hallituskaapin avaimien kopiointiin.

Kukaan ei vastusta

Jälkibudjetoidaan 60€ hallituskaapin avaimien kopiointiin ehdotuksen mukaan.

 

  1. Yhteistyö muiden ainejärjestöjen kanssa

Afflekt-Lazar ehdottaa, että tehdään ystävänpäiväkortit ja lähetetään kaikille ainejärjestöille.

Kukaan ei vastusta

Päätetään ehdotuksen mukaan.

 

Afflekt-Lazar ehdottaa, että budjetoidaan 50€ ystävänpäiväkorttien valmistukseen ja lähetykseen.

Kukaan ei vastusta

Budjetoidaan 50€ ystävänpäiväkortteihin.

 

  1. Toimistotarvikkeet

Milla Koivuniemi ehdottaa, että budjetoidaan 10€ toimistotarvikkeisiin.

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 10€ toimistotarvikkeisiin.

 

  1. Kunniamerkit ja -nauha

Varapuheenjohtaja esittää, että budjetoidaan 2400€ kunniamerkkien ja -nauhojen hankintaan. Hankitaan 15 kunniajäsenmerkkiä, 50 hallitusmerkkiä ja 30 kunniamainintamerkkiä, sekä 150m sini-hopeista juhlanauhaa.

Lisäksi mahdolliset ylimääräiset kulut.

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 2400€ kunniamerkki ja -nauhahankintoihin ehdotuksen mukaan.

 

  1. Linkin liput

Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan 281,30€ kahteen yhdistyksen lippuun.

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 281,30€ yhdistyksen lippuihin ehdotuksen mukaan.

 

  1. Lautapelit

Syrjänen ilmoittaa, että lautapeli-ilta järjestetään 21.2 klo 16 Dumpin ja  Ynnän kanssa. Vastuuhenkilönä toimii Syrjänen. Tapahtuma järjestetään Agoran Alfa-tilassa.

 

  1. META

Vuosijuhlasitsien järjestämispaikkaa käsiteltiin aiemmin kokouksessa (kts. 5. Ilmoitusasiat )

 

aloitteet/palautteet:

-“Lisää Klemmareita”

-Kissa takaisin kattoon, selvitetään asiaa (Liite 3)

-ensiapulaukun päivittäminen (Liite 4)

 

Keskustelua ensiapulaukun hankinnasta

 

  1. Seuraava kokous

Seuraavan kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja

 

  1. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päättää kokouksen 18:18