Säännöt ja ohjeet

Linkki Jyväskylä ry:n säännöt

Alla olevat säännöt astuivat voimaan alkaen 4.10.2023.

1. YHDISTYKSEN NIMI JA KOTIPAIKKA

Yhdistyksen nimi on Linkki Jyväskylä ry. Yhdistyksen kotipaikka on Jyväskylä.

2. TARKOITUS JA TOIMINNAN LAATU

Yhdistyksen tarkoituksena on toimia Jyväskylän yliopiston tietotekniikan, tietojenkäsittelytieteen ja koulutusteknologian opiskelijoiden yhdyssiteenä informaatioteknologian tiedekuntaan, edistää heidän opintojaan, harrastuksiaan ja yhteisiä etujaan, sekä huolehtia jäsentensä oikeuksista opiskelijoina. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

  • harjoittaa koulutus-, tiedotus- ja julkaisutoimintaa
  • järjestää opintomatkoja, harjoittelupaikkojen välitystä jäsenilleen, urheilu- ja liikuntatilaisuuksia sekä huvi- ja kulttuuritilaisuuksia

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi

  • järjestää asianomaisella luvallamyyjäisiä, rahankeräyksiä, arpajaisia, maksullisia huvitilaisuuksia ja muita vastaavanlaisia tapahtumia
  • harjoittaa asianomaisella luvalla anniskelu- ja ravintolatoimintaa järjestämissään tilaisuuksissa
  • omistaa ja hallita toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja

3. JÄSENET

Yhdistyksen varsinaisena jäsenenä voi olla Jyväskylän yliopistossa tietotekniikan, tietojenkäsittelytieteen tai koulutusteknologian opintoja suorittava perus- tai jatko-opiskelija tai henkilö, jonka yhdistyksen hallituksen kokous muuten hyväksyy jäseneksi. Kannattavaksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Varsinaiset jäsenet ja kannattavat jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Kunniajäsenekseen yhdistys voi hallituksen esityksestä kutsua yhdistyksen toimintaa ansiokkaasti tukeneen henkilön, joka on antanut siihen suostumuksensa. Kunniajäsenyys on elinikäinen. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.

4. JÄSENEN EROAMINEN JA EROTTAMINEN

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai on muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitteet, joihin on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

5. LIITTYMIS- JA JÄSENMAKSU

Varsinaisilta jäseniltä ja kannattavilta jäseniltä perittävän liittymis- ja jäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää kevätkokous. Kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.

6. HALLITUS

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja sekä vähintään kolme ja enintään kolmetoista muuta jäsentä. Näiden lisäksi yhdistyksen kokous voi valita yhdestä neljään varajäsentä (1., 2., 3. ja 4. varajäsen). Puheenjohtaja valitaan ehdottomalla äänten enemmistöllä. Jos ehdokkaita on useampi kuin kaksi (2), eikä kukaan saa ensimmäisellä kierroksella enempää kuin puolet annetuista äänistä, käydään toinen kierros ensimmäisellä kierroksella kahden eniten ääniä saaneen kesken. Lopullisessa äänestyksessä äänten mennessä tasan ratkaisee arpa.

Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun siihen katsotaan olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Puheenjohtajan ollessa estyneenä kaikki näiden sääntöjen hänelle antamat oikeudet ja velvollisuudet kuuluvat varapuheenjohtajalle.

Varajäsenellä on oikeus osallistua hallituksen kokouksiin ilman äänivaltaa. Varajäsenestä tulee äänivaltainen varajäsen, jos varsinainen jäsen on estynyt tai eroaa kesken kauden. Varajäsen toimii äänivaltaisena varajäsenenä siihen asti, kunnes seuraavan yhdistyksen kokouksen valitsema hallitus aloittaa työskentelynsä. Eronneen jäsenen tilalle valitun toimikausi kestää siihen asti kuin eronneen toimikausi olisi kestänyt.

7. YHDISTYKSEN NIMEN KIRJOITTAMINEN

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai henkilö, jolla on nimenkirjoitukseen hallituksen erikseen antama henkilökohtainen oikeus.

8. TILIKAUSI JA TOIMINNANTARKASTUS

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kolme viikkoa ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.

Tarkemmin taloudesta säädetään talousohjesäännössä.

9. YHDISTYKSEN KOKOUKSET

Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään maalis-huhtikuussa ja syyskokous lokamarraskuussa hallituksen määräämänä päivänä. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni. Kannattavalla jäsenellä ja kunniajäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

10. YHDISTYKSEN KOKOUSTEN KOOLLEKUTSUMINEN

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostiviesteillä jäsenen ilmoittamaan osoitteeseen, sekä ilmoittamalla asiasta yhdistyksen internetsivuilla.

11. VARSINAISET KOKOUKSET

Yhdistyksen kevätkokouksessa päätetään seuraavat asiat:

  • esitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
  • päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tili- ja vastuuvelvollisille
  • päätetään varsinaisilta jäseniltä ja kannattavilta jäseniltä perittävän liittymis- ja jäsenmaksun suuruus

Yhdistyksen syyskokouksessa päätetään seuraavat asiat:

  • vahvistetaan toimintasuunnitelma sekä talousarvio
  • vahvistetaan ohjesäännöt ja muut tarvittavat säännökset seuraavalle vuodelle
  • valitaan hallituksen puheenjohtaja
  • valitaan hallituksen muut jäsenet
  • valitaan kaksi toiminnantarkastajaa ja heille kaksi varatoiminnantarkastajaa

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12. ANSIOMERKIT JA JUHLANAUHA

Yhdistyksen hallitus voi myöntää ansioituneille jäsenille ansiomerkkejä, joista säädetään tarkemmin ansiomerkkiohjesäännössä. Yhdistyksellä on akateemisissa tilaisuuksissa ja yhdistystä edustettaessa käytettävä juhlanauha. Sen käytöstä säädetään tarkemmin juhlanauhaohjesäännössä.

13. SÄÄNTÖMUUTOKSET

Näihin sääntöihin voidaan tehdä muutoksia tai lisäyksiä, jos vähintään kolme neljäsosaa yhdistyksen kokouksessa annetuista äänistä kannattaa sitä yhdessä kokouksessa, tai ehdotus hyväksytään yksinkertaisella äänten enemmistöllä ja sitä kannattaa seuraavassa, aikaisintaan viikon kuluttua pidettävässä yhdistyksen kokouksessa kaksi kolmasosaa annetuista äänistä.

14. YHDISTYKSEN PURKAMINEN

Päätös yhdistyksen purkamisesta on tehtävä kolmen neljäsosan enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa peräkkäisessä yhdistyksen kokouksessa, joiden välillä on kulunut vähintään yksi viikko. Jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan, sen omaisuus luovutetaan yhdistyksen tarkoitusta palvelevaan toimintaan purkautumisesta päättäneen kokouksen mukaisesti.

­Ta­lo­us­oh­je­sään­nöt

1 § Soveltaminen

Linkki Jyväskylä ry:n taloudenhoidossa noudatetaan tätä ohjesääntöä siltä osin, kuin yhdistystä koskevissa laeissa tai yhdistyksen säännöissä ei toisin mainita tai yhdistyksen kokouksessa muulla päätöksellä ole toisin päätetty.

2 § Yhdistyksen taloudenhoidon periaatteet

Taloudenhoitoa johtaa ja taloudesta vastaa yhdistyksen hallitus vuotuisen talousarvion ja toimintasuunnitelman mukaan.

Hallituksen on seurattava säännöllisesti ja johdonmukaisesti yhdistyksen taloutta. Huomattavimmat talouteen liittyvät tapahtumat on todettava hallituksen pöytäkirjoissa. Lainanotto, omaisuuden hankinta ja muut merkittävästi talouteen vaikuttavat asiat on käsiteltävä ja päätettävä yhdistyksen yleisessä kokouksessa.

Hallituksen tehtävänä on taloudenhoidon osalta:

  • valvoa taloudenhoitoa ja siitä huolehtivien henkilöiden toimintaa
  • valvoa talousarvion noudattamista
  • valvoa kirjanpitoa
  • esittää tilinpäätös sekä toiminnantarkastajien lausunto yhdistyksen kevätkokoukselle
  • antaa esitys tulevan tilikauden talousarviosta yhdistyksen syyskokoukselle

Rahastonhoitajan tehtävänä on taloudenhoidon osalta:

  • hoitaa huolellisesti yhdistyksen taloutta ja kirjanpitoa
  • valmistella taloutta koskevat esitykset hallitukselle
  • pitää luetteloa yhdistyksen saatavista, sitoumuksista ja vastuista, ja niihin liittyvistä määräajoista

3 § Talousarvio

Hallitus laatii talousarvion ja esittää sen yhdistyksen syyskokouksen hyväksyttäväksi. Talousarvioon merkittyä määrärahaa hallitus ei saa ylittää, ellei se samanaikaisesti voi osoittaa vastaavia tuloja. Talousarvio laaditaan tilikaudeksi, joka yhdistyksen sääntöjen mukaisesti on kalenterivuosi.

Taloutta on hoidettava säästäväisesti ja talousarvion mukaan. Yhdistyksen kokoukselle tulee esittää selvitys talousarvion toteutumisesta.

Hallitus voi tarvittaessa laatia lisätalousarvion, joka on alistettava yhdistyksen kokouksen päätökselle. Lisätalousarvio on laadittava kuin varsinainen talousarvio.

4 § Varojen hoito

Toimihenkilöt ovat velvolliset valvomaan, että heidän hoidossaan oleva omaisuus pidetään tarkoituksenmukaisessa kunnossa.

Yhdistyksen omaisuutta saa luovuttaa vain kuittausta vastaan.

Pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää yhdistyksen hallitus. Hallituksen on pöytäkirjassaan nimettävä henkilöt, joilla on oikeus nostaa varoja pankkitileiltä.

Yhdistyksen käyttötilin saldo ei saa laskea pysyvästi alle 12 000,00 euron. Tämän ylijäävät likvidit varat voidaan sijoittaa seuraavan ohjeen mukaan.

  • Vähintään 30% likvideistä varoista sijoitetaan pankkien määräaikaistalletustileille.
  • Enintään 70% likvideistä varoista voidaan sijoittaa rahasto-osuuksiin, osakkeisiin ja obligaatioihin. Tämä sijoitus pitää jakaa vähintään kolmeen eri kohteeseen ja yksittäisen sijoituskohteen osuus voi olla sijoitushetkellä enintään 45% sijoitettavasta varallisuudesta.
  • Tämän sijoitussalkun osto- ja myyntipäätökset tehdään hallituksessa.

5 § Menojen suoritus ja menotosite

Oikeus laskujen maksamiseen on rahastonhoitajalla. Kukaan ei voi hyväksyä itseään koskevia laskuja. Laskuja hyväksyttäessä on tarkistettava, että ne ovat yhdistyksen toiminnasta johtuvia, sopimusten mukaisia, asiallisia ja hyväksyttäviä.

6 § Hankinnat

Yhdistyksen puheenjohtajalla on oikeus tehdä yhdistykselle hankintoja ja sitoumuksia kahteensataan (200) euroon saakka. Hankinnat ja sitoumukset tulee saattaa hallituksen kokoukseen hyväksyttäväksi kuukausittain.

7 § Kirjanpito

Yhdistyksen kirjanpito on järjestettävä ja hoidettava hyvän kirjanpitotavan mukaisesti kirjanpitolaissa ja asetuksissa säädettyjä periaatteita noudattaen ja tämän ohjesäännön mukaisesti. Kirjanpidosta vastaava henkilö tai taho vastaa yhdistyksen kirjanpidosta ja laatii sen perusteella esityksen yhdistyksen tilinpäätökseksi.

Kirjanpito on pidettävä ajan tasalla ja hoidettava huolellisesti sekä niin, että varojen käyttö asianomaisiin tarkoituksiin saadaan aina tarvittaessa selville.

Kirjanpidon merkintöjen tulee perustua tilikauden alusta juoksevasti numeroituihin tositteisiin, jotka on säilytettävä numerojärjestyksessä. Kirjanpidon merkinnät oon tehtävä selvästi ja pysyvästi.

Tositteet, kirjanpitokirjat ja muu aineisto on säilytettävä kirjanpitolain mukaisesti.

Kalustosta ja muusta irtaimesta käyttöomaisuudesta on pidettävä luetteloa.

Kirjanpidossa on kullekin talousarvioon merkitylle meno- ja tulomomentille avattava tili.

8 § Käteiskassa

Yhdistyksellä on ainejärjestötila Kattilassa (Agora B437) yksi käteiskassa. Käteiskassa tulee säilyttää ja lukita niin, että siihen eivät hallituksen ulkopuoliset henkilöt pääse käsiksi luvatta.

Käteiskassaa hoitaa ja hallinnoi rahastonhoitaja. Hänen velvollisuutenaan on huolehtia, että käteiskassassa ei ole rahaa yli 500 euroa kerrallaan kuin väliaikaisesti.

Hallitus voi myydä yhdistyksen tuotteita ainejärjestötila Kattilassa käyttäen käteiskassaa. Kaikista myynneistä tulee tehdä asianmukainen kirjaus käteiskassakirjanpitoon, josta ilmenee myyty tuote, määrä, hinta, päivämäärä ja myyjä.

Tapahtumamyyntiä varten rahastonhoitaja tekee pohjakassan erilliseen kassalippaaseen, jonka hän tai muu hallituksen valtuuttama henkilö laskee ennen ja jälkeen myyntitapahtuman. Pohjakassasta ovat myyntien aikana vastuussa hallituksen valtuuttamat myyjät. Lopullinen vastuu kuuluu kuitenkin hallituksen jäsenelle, joka on tapahtumasta tai myynnistä vastuussa. Kaikkien tapahtumien myynneistä tulee tehdä asianmukaiset kirjaukset käteiskassakirjanpitoon.

Rahastonhoitaja laskee kassan säännöllisesti tilikauden aikana ja pitää siitä kassakirjanpitoa.

9 § Kulukorvaukset

Muut yhdistykselle esitetyt kulukorvaukset haetaan yhdistyksen tilityskaavakkeella. Tilityskaavake sekä siihen kuuluvat kuitit tulee toimittaa rahastonhoitajalle kuukauden kuluessa kulun syntymisestä. Kulukorvaushakemukset hyväksyy joko hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Kukaan ei kuitenkaan voi hyväksyä omia kulukorvaushakemuksiaan.

Matkakulut korvataan julkisen liikenteen (Linja-auto ja juna) osalta opiskelijahintaisten matkalippujen mukaan. Matka korvataan, mikäli se on suoritettu yhdistyksen tehtävien hoitamiseksi.

Muiden kulkuneuvojen osalta matkakulut korvataan vain etukäteen sovituissa tapauksissa.

10 § Tilinpäätös

Tilinpäätös on laadittava kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämällä tavalla.

Hallituksen tulee huolehtia, että tilinpäätös on valmiina jätettäväksi toiminnantarkastajalle tammikuun loppuun mennessä. Toiminnantarkastajan tulee tarkastaa yhdistyksen hallinto ja tilit sekä antaa kirjallinen lausuntonsa tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä seitsemän (7) vuorokauden sisällä siitä, kun hän on vastaanottaneet tilinpäätöksen ja siihen liittyvät asiakirjat. Hallitus tekee ehdotuksen yhdistyksen tilinpäätökseksi.

Hallituksen hyväksyttyä tilinpäätösehdotuksen on se päivättävä ja yhdistyksen päätösvaltainen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen.

11 § Toiminnantarkastus

Toiminnantarkastajaksi valitaan yhdistyksen syyskokouksessa sääntöjen määräämällä tavalla esteettömät ja pätevät henkilöt tarkastamaan tilejä ja hallintoa. Valittavilta henkilöiltä ja hänen varahenkilöiltään on ennakkoon kysyttävä suostumusta tehtävään. Jos toiminnantarkastaja on estynyt tai esteellinen, on hänen tästä heti ilmoitettava hallitukselle.

Toiminnantarkastajat noudattavat työssään hyvää tilintarkastustapaa ja toteavat, onko yhdistyksen toiminnassa noudatettu paitsi lakia ja sääntöjä, myös tämän talousohjesäännön määräyksiä.

Hallitus on velvollinen antamaan toiminnantarkastajien käytettäväksi kaiken sen aineiston, jonka nämä katsovat tarvitsevansa tarkastuksessa.

Toiminnantarkastajat laativat tarkastuskertomuksen, jossa mainitaan heidän saamansa käsitys yhdistyksen hallinnosta sekä tileistä. Kertomuksesta käy selville toiminnantarkastajien kanta tilinpäätöksen vahvistamiseen ja vastuuvapauden myöntämiseen.

12 § Ohjesäännön voimassaolo ja muuttaminen

Tämä ohjesääntö on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa 6.3.2017 ja kohtaa 4§ on muokattu yhdistyksen kokouksesa 19.11.2018 ja se on voimassa toistaiseksi. ja se on voimassa toistaiseksi. Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää yhdistyksen kokous yksinkertaisella äänten enemmistöllä.

­Juh­la­nau­ha­oh­je­sään­tö

1§ Linkki Jyväskylä ry:llä on juhlanauha, jota käytetään ylioppilaskuntanauhan tavoin akateemisissa juhlatilaisuuksissa ja yhdistystä edustettaessa.

2§ Juhlanauha on 45 mm leveä ja sen värit ovat sininen ja hopea. Nauhan mitat ovat ylhäältä alas lukien 25 mm ja 20 mm. Värit ovat järjestyksessä sininen-hopea.

3§ Nauhan käyttöoikeus on Linkki Jyväskylä ry:n hallituksella ja kunniajäsenillä. Juhlanauhan käyttöoikeus elinikäinen ja juhlanauha luovutetaan veloituksetta.

4§ Juhlanauhaa kannetaan siten, että se kulkee oikealta olkapäältä rinnan yli vasemmalle lantiolle, hopeinen väri alhaalla. Miehet kantavat juhlanauhaa juhlapuvussa (frakki) liivin alla ja tummassa puvussa liivin ja solmion päällä. Naiset voivat kantaa juhlanauhaa taiteltuna ruusukkeena vasemmalla puolella rintaa. Juhlanauha ei saa koskettaa paljasta ihoa

5§ Käytettäessä juhlanauhaa tulee muun pukeutumisen olla tilaisuuden ja nauhan arvolle sopivaa.

6§ Linkki Jyväskylä ry:n omissa tilaisuuksissa juhlanauhaa kannetaan ylimpänä, jos kantajalla on myös muiden organisaatioiden nauhoja. Muissa tilaisuuksissa noudatetaan soveltuvia ohjesääntöjä.

7§ Juhlanauhan kanssa on oikeus kantaa Linkin kultaista ansiomerkkiä. Ansiomerkki on Linkin tunnuksen muotoinen (halkaisija 28 mm) kullattu pinssi. Miehet kantavat merkkiä siten, että se on kiinnitetty juhlanauhaan keskelle rintaa vaakasuoraan. Naiset kantavat merkkiä keskellä juhlanauhasta taiteltua ruusuketta. Ansiomerkin käyttöoikeus juhlanauhassa on elinikäinen.

8§ Kunniajäsenillä on oikeus käyttää juhlanauhan kanssa Linkin kunniamerkkiä. Kunniamerkki on Linkin tunnuksen muotoinen (halkaisija 42 mm) kullattu pinssi. Miehet kantavat merkkiä siten, että se on kiinnitetty juhlanauhaan keskelle rintaa vaakasuoraan. Naiset kantavat merkkiä keskellä juhlanauhasta taiteltua ruusuketta. Kunniamerkin käyttöoikeus juhlanauhassa on elinikäinen

9§ Tämä ohjesääntö on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa 6.3.2017 ja muokattu kohtaa 3§ yhdistyksen ylimääräisessä kokouksessa 24.1.2018 ja se on voimassa toistaiseksi. Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää yhdistyksen kokous yksinkertaisella äänten enemmistöllä.

­An­sio­merk­ki­oh­je­sään­tö

Kunniamaininta

1§ Linkki Jyväskylä ry:llä on akateeminen ansiomerkki, jonka yhdistyksen hallitus voi myöntää ansioituneelle Linkki Jyväskylä ry:n jäsenelle. Ansiomerkkiä ei voida myöntää istuvan hallituksen jäsenelle, pois lukien vuoden linkkarille jaettava merkki. Ansiomerkki voidaan myöntää myös yhdistyksen entiselle jäsenelle, joka on toiminut ansiokkaasti yhdistyksen hyväksi myös yhdistyksestä eroamisen jälkeen. Ansiomerkki on kooltaan 28 mm ja väriltään hopeinen.

2§ Ansiomerkkejä voidaan myöntää vuoden aikana korkeintaan kolme ansiomerkkiä Linkki Jyväskylä ry:n jäsenille tai entisille jäsenille, joista yksi voidaan myöntää vuoden linkkari – äänestyksen voittaneelle henkilölle. Hallitus voi hyvin perustelluista syistä jättää antamatta vuoden linkkari merkin eniten ääniä saaneelle henkilön erityisen painavista syistä ja antaa sen seuraavaksi eniten ääniä saaneelle. Yhdistyksen hallituksen on pidettävä rekisteriä ansiomerkin saajista ja myöntämisajankohdista.

3§ Vuoden linkkari äänestetään vuosittain marraskuussa ja äänestysaika on 3 viikkoa. Äänioikeutettuja ovat kaikki Linkki Jyväskylä ry:n jäsenet. Äänestyksestä tulee tiedottaa jäsenistölle sähköpostilla ja Linkin nettisivuilla.

4§ Ansiomerkin myöntämisperusteena on jäsenen osoittama työ Linkki Jyväskylä ry:n hyväksi. Myöntämisen yhteydessä hallituksen on yksilöitävä myöntämisperusteet, jotka on arkistoitava.

5§ Myönnetyt ansiomerkit luovutetaan saajilleen seuraavissa yhdistyksen vuosijuhlissa, vuosijuhlasitseillä tai muussa hallituksen sopivaksi katsomassa arvokkaassa tilaisuudessa.

Kunniajäsenyys

6§ Linkki Jyväskylä ry:llä on akateeminen kunniajäsenmerkki, jonka yhdistyksen hallitus voi myöntää vain Linkki Jyväskylä ry:n kunniajäsenelle. Merkki voidaan myöntää kunniajäseneksi myöntämisen yhteydessä tai takautuvasti kunniajäsenelle.

Ansiomerkki voidaan myöntää myös yhdistyksen entiselle jäsenelle. Ansiomerkki on kooltaan 42 mm ja väriltään kultainen.

7§ Ansiomerkkejä voidaan myöntää vuoden aikana korkeintaan yksi, poislukien takautuvasti myönnetyt ansiomerkit yhdistyksen aikaisempien hallitusten päättämille kunniajäsenille. Yhdistyksen hallituksen on pidettävä rekisteriä ansiomerkin saajista ja myöntämisajankohdista.

8§ Myönnetyt ansiomerkit luovutetaan saajilleen seuraavissa yhdistyksen vuosijuhlissa, vuosijuhlasitseillä tai muussa hallituksen sopivaksi katsomassa arvokkaassa tilaisuudessa.

Hallitusmerkit

9§ Linkki Jyväskylä ry:llä on akateeminen hallitusmerkki, joka myönnetään käyttöön yhdistyksen hallituksen jäsenille. Ansiomerkki voidaan myöntää myös yhdistyksen hallituksen entiselle jäsenelle. Ansiomerkki on kooltaan 28 mm ja väriltään kultainen.

Yleisiä ohjeita

10§ Kaikkien Linkki Jyväskylä ry:n myöntämien ansiomerkkien käyttöoikeus on elinikäinen.

11§ Tämä ohjesääntö on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa 6.3.2017 ja muokattu kohtia 4§ ja 7§ yhdistyksen ylimääräisessä kokouksessa 24.1.2018 sekä lisätty kohta 3§ ja muokattu kohtia 1§ ja 2§ yhdistyksen ylimääräisessä kokouksessa 29.1.2019. Se on voimassa toistaiseksi. Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää yhdistyksen kokous yksinkertaisella äänten enemmistöllä.

­Hal­li­tus­ha­ku­oh­je­sään­tö

1 § Soveltaminen

Linkki Jyväskylä ry:n hallitushakuprosessissa noudatetaan tätä ohjesääntöä siltä osin, kuin yhdistystä koskevissa laeissa tai yhdistyksen säännöissä ei toisin mainita tai yhdistyksen kokouksessa muulla päätöksellä ole toisin päätetty.

2 § Yhdistyksen hallituksen toiminta hakuprosessissa

Hallituksen tulee avata sähköinen hakulomake hallitushakijoille viimeistään neljä (4) viikkoa ennen yhdistyksen sääntömääräistä syyskokousta. Hakulomake on suljettava aikaisintaan kaksi viikkoa ennen kokousta.

Hallituksen tulee huolehtia siitä, että hallituksen toimintaa ja rooleja on esitelty yhdistyksen viestintäkanavissa kattavasti.

Hallituksen tulee järjestää vähintään kaksi (2) tapahtumaa, jossa hallituksen toimintaa esitellään, joilla mainostetaan hallitukseen hakemista ja joissa yhdistyksen jäsenet pääsevät tutustumaan hakijoihin etukäteen.

Hallitus järjestää haastattelut hallitushakijoille, joissa on paikalla haastattelijoina yhdistyksen puheenjohtaja ja puheenjohtajaksi hakevat henkilöt, sekä haastateltava henkilö.

3 § Hakijoiden toiminta hakuprosessissa

Hallitushakijoiden tulee täyttää hallituksen sähköinen hakulomake määräaikaan mennessä. Täyttämällä lomakkeen hakija ilmoittaa olevansa käytettävissä hallitukseen. Mikäli hakija muuttaa mieltään on hakijan ilmoitettava siitä yhdistyksen puheenjohtajalle viipymättä tai kokouksessa kokouksen puheenjohtajalle.

Hakijoiden haastattelujen perusteella puheenjohtajaehdokkaat muodostavat oman listansa tulevan hallituksen kokoonpanosta.

Puheenjohtajaehdokkaat ilmoittavat valitsemilleen hakijoille valinnastaan listalleen, ja pyytävät tältä suostumuksen listalleen osallistumisesta ennen syyskokousta.

Hakijalla on myös oikeus nousta ehdolle yhdistyksen kokouksessa, jolloin puheenjohtajaehdokkaat saavat miettiä listansa uudelleen, mikäli kokevat siihen tarvetta.

4 § Toiminta syyskokouksessa

Hallitus valitaan kokouksen puheenjohtajalle jätettävien listojen perusteella. Puheenjohtajaksi valitun hakijan on jätettävä oma listansa kokouksen puheenjohtajalle.

5 § Ohjesäännön voimassaolo ja muuttaminen

Tämä ohjesääntö on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa 19.11.2018 ja se on voimassa toistaiseksi. Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää yhdistyksen kokous yksinkertaisella äänten enemmistöllä.

­Si­vus­ton tie­to­suo­ja­se­los­te

Linkki Jyväskylä ry:n kotisivut eivät kerää käyttäjästään tietoja.

­Jä­sen­re­kis­te­ri­se­los­te

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Linkki Jyväskylä ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018. Päivitetty 24.1.2019. Päivitetty 25.10.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Linkki Jyväskylä ry / IT-Tiedekunta

PL 35 (Agora)

40014 Jyväskylän yliopisto

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Linkki Jyväskylä ry:n sihteeri (sihteeri@linkkijkl.fi) ja Linkki Jyväskylä ry:n webmaster (webmaster@linkkijkl.fi)

3. Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsenrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin, sekä jäsenyyden tarkistaminen, silloin kun sitä vaaditaan (esim. Sääntömääräinen kokous). Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenistä luetteloa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite), kotipaikkakunta

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä tai tapaamisessa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa

­Ta­pah­tu­mi­en re­kis­te­ri­se­los­te

Tapahtumarekisteri

Tämä on Linkki Jyväskylä ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Päivitetty 25.10.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Linkki Jyväskylä ry / IT-Tiedekunta PL 35 (Agora) 40014 Jyväskylän yliopisto

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Linkki Jyväskylä ry:n sihteeri (sihteeri@linkkijkl.fi).

3. Rekisterin nimi

Tapahtumien ilmoittautumisrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat henkilön suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot ja allergiat.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan henkilön omatoimisesta ilmoittautumisesta tapahtumaan. Arkaluonteisina henkilötietoina pidettävät ruoka-aineallergiat henkilö ilmoittaa itse ja täten antaa nimenomaisen suostumuksensa niiden käsittelyyn (Henkilötietolaki 12.1 kohta 1).

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

­Yh­den­ver­tai­suus­suun­ni­tel­ma

    / [pdf]

­Ym­pä­ris­tö­suun­ni­tel­ma

    / [pdf]

JYYn turvallisemman tilan periaatteet

    / [pdf]

Kulunkorvaus

Muut yhdistykselle esitetyt kulukorvaukset haetaan yhdistyksen tilityskaavakkeella. Tilityskaavake sekä siihen kuuluvat kuitit tulee toimittaa rahastonhoitajalle kuukauden kuluessa kulun syntymisestä. Kulukorvaushakemukset hyväksyy joko hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Kukaan ei kuitenkaan voi hyväksyä omia kulukorvaushakemuksiaan.

Matkakulut korvataan julkisen liikenteen (Linja-auto ja juna) osalta opiskelijahintaisten matkalippujen mukaan. Matka korvataan, mikäli se on suoritettu yhdistyksen tehtävien hoitamiseksi.

Muiden kulkuneuvojen osalta matkakulut korvataan vain etukäteen sovituissa tapauksissa.